4.14 Разработка отчетов
Отчет предназначен для вывода данных из базы в виде печатного документа. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.
Перед началом конструирования отчета нужно произвести подготовительную работу, в результате которой определяется макет отчета. В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.
Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.
При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. Разнообразные возможности Конструктора позволяют полученные в запросе данные структуировать и оформлять.
При создании отчета в режиме Конструктора в его окне первоначально отображаются пустые разделы отчета. Наличие этих разделов, а также их добавление и удаление определяется командами Меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок| Примечание отчета. Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов Конструктора.
При создании отчета в режиме Конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета.
В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.
Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, могут быть также тексты подписей, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п.
Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства.
В окне базы данных нужно выбрать вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать. В окне Новый отчет нужно указать таблицу, которая будет источником данных для отчета. Для создания отчета можно выбрать режим Конструктора.
В открывшемся окне Конструктора отчет будет содержать стандартные разделы. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, его надо добавить с помощью кнопки Заголовок / Примечание отчета.
Данные в отчете должны быть расположены в определенном порядке. Для этого надо нажать кнопку Список полей на панели инструментов Конструктора и перетащить нужные поля в соответствующие разделы отчета. При этом можно откорректировать подписи полей, установить нужный шрифт и размеры рамок.
Для добавления в отчет текущей даты можно воспользоваться встроенной функцией Now(). Для этого надо создать в заголовке отчета свободный элемент, нажав кнопку Поле, и задать в окне его свойств на вкладке Данные значение = Now(). На вкладке Макет в строке Формат поля выбрать значение – Полный формат даты.
Для окончательного оформления отчета в его заголовок нужно ввести название отчета. Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Надпись и установить нужный шрифт. Для создания линий в отчете можно воспользоваться кнопкой панели инструментов Линия.
Переход из режима Конструктора в режим просмотра осуществляется нажатием кнопки Представление отчета. Для просмотра ранее созданных отчетов нужно в окне базы данных выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр.
Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести отчет на печать. С помощью команды Файл | Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, ориентацию и т. д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, заданное количество копий и т. д.